Інструкція зі збору і розповсюдження наказів і розпоряджень в електронному вигляді
1. Підготовка наказів та розпоряджень по НТУУ “КПІ” та підрозділам виконується у відповідності з внутрішніми нормативними документами НТУУ “КПІ”.
2. При реєстрації наказів та розпоряджень в канцелярії НТУУ “КПІ” виконавець надає в канцелярію електронну версію документу (текст у форматі .doc). Відповідальність за відповідність електронної версії паперовій несе виконавець.
3. Відповідальна особа канцелярії пересилає документ з його реєстраційними реквізитами (номер та дата реєстрації) в лабораторію “Інформ” НТО “КПІ-Телеком” (lab-inform@ntu-kpi.kiev.ua) для розміщення на внутрішньому інформаційному сайті НТУУ “КПІ”. При цьому структура листа може бути наступною:
- Subject (предмет):- назва документу;
- у листі надати реєстраційні реквізити (номер та дата реєстрації);
- Attach (під’єднати)- приєднується відповідний текст (звичайний файл з розширенням .doc, .rtf, .pdf).
4. Розміщення документів на інформаційному сайті НТУУ “КПІ” проводиться у відповідності з “правилами надання та контролю інформації, яка розміщується на сайтах університету та сайтах підрозділів”.
5. Після розміщення документу на внутрішньому інформаційному сайті НТУУ “КПІ”, співробітник лабораторії “Інформ” розсилає анотаційне повідомлення про документ по усім службовим адресам НТУУ “КПІ”. Анотаційне повідомлення включає інформацію про назву підрозділу та прізвище керівника підрозділу, в якому підготовлено документ, назву документу, реєстраційні дані, посилання до повного тексту документу.
6. Рішення про розсилку повного тексту документу по службовим адресам НТУУ “КПІ” та склад списку розсилки приймає керівник підрозділу, в якому готувався відповідний документ. Таку розсилку виконує відповідальна особа даного підрозділу після реєстрації документу в канцелярії НТУУ “КПІ”. При цьому структура листа може бути наступною:
- Subject (предмет):- назва підрозділу;
- у листі надати назву документу та реєстраційні реквізити (номер та дата реєстрації);
- Attach (під’єднати)- приєднується відповідний текст (звичайний файл з розширенням .doc).
7. Перед відправленням такого листа обов’язково в поштовій програмі вибрати опцію “запросити повідомлення про отримання”.
8. Отримавши такий лист, відповідальні особи за роботу з електронною поштою в підрозділах обов’язково повинні підтвердити автоматичний запит на отримання листа.
До списку інструкцій>>
Версія для друку
Збір і розповсюдження наказів і розпоряджень в електронному вигляді 
